Online Bordro Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 7 Kriter

Gelişmelerden anında haberdar olmak için Google News'te Paradurumu'na abone olun

Paradurumu'na Google News'te abone olun

Abone Ol

Günümüz iş dünyasında dijital dönüşüm, artık bir tercih değil, operasyonel verimliliği artırmak ve rekabet avantajı sağlamak için bir zorunluluk haline geldi. Bu dönüşümün en kritik adımlarından biri de, bordro yönetimi süreçlerini online platformlara taşımaktır. Bir online bordro programı seçmek, İK profesyonellerinin iş yükünü hafifletirken, manuel hataların ve yasal risklerin önüne geçilmesini sağlar. Ancak doğru kararı vermek, piyasadaki sayısız seçenek arasında zorlayıcı olabilir. Bu yazıda, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun online bordro programını seçerken göz önünde bulundurmanız gereken 7 hayati kriteri detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.

Kriter 1: Yasal Mevzuata Uyum ve Güncellik

Türkiye’de faaliyet gösteren işletmeler için SGK, gelir vergisi ve asgari ücret istisnası gibi mevzuatların doğru ve güncel şekilde uygulanması kritik öneme sahiptir. Bu noktada, yasal değişiklikleri anlık olarak sisteme entegre eden ve bordro süreçlerini uçtan uca dijitalleştiren çözümler öne çıkar. Örneğin, inoportal İnsan Kaynakları Yazılımı, mevzuata tam uyumlu bordro yazılımı altyapısıyla, bordro hesaplamalarını otomatikleştirerek İK ekiplerinin operasyonel risklerini minimize etmeyi hedefler.

Otomatik Hesaplama ve Bildirimler

İyi bir online bordro programı, SGK primleri, gelir vergisi dilimleri, asgari ücret istisnası gibi tüm yasal kalemleri güncel mevzuata göre otomatik olarak hesaplayabilmelidir. Ayrıca, yasal beyannamelerin (muhtasar ve prim belgesi gibi) hazırlanmasını ve ilgili kurumlara gönderilmesini kolaylaştıran modüllere sahip olması gerekir. Programın, yasal değişiklikleri anında sistemine entegre etmesi, İK profesyonellerinin sürekli mevzuat takibi yapma yükünü ortadan kaldırır.

Kriter 2: Kullanım Kolaylığı ve Kullanıcı Deneyimi (UX)

Bir programın teknik olarak ne kadar gelişmiş olduğu kadar, günlük kullanımda ne kadar pratik olduğu da önemlidir. Kullanımı zor ve karmaşık bir yazılım, zaman tasarrufu sağlamak yerine ek bir iş yükü yaratabilir.

Erişilebilirlik ve Mobil Uyumluluk

Seçilecek programın arayüzü sade, anlaşılır ve kullanıcı dostu olmalıdır. İşlemlerin hızlı ve kolay bir şekilde yapılabilmesi, yanlış veri girişlerini en aza indirir. Ayrıca, çağımızın gereği olarak, uzaktan bordro yönetimine olanak tanıyan, farklı cihazlardan (bilgisayar, tablet) erişilebilen ve mobil uyumluluğa sahip bir yapıda olması büyük bir avantajdır.

Kriter 3: Güvenlik ve Veri Gizliliği

Bordro verileri, çalışanların maaş, kimlik, sağlık gibi en hassas kişisel bilgilerini içerir. Bu verilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi, hem çalışanlar hem de şirket için ciddi riskler taşır. Bu nedenle, güvenlik, online bordro programı seçiminde en öncelikli kriterlerden biridir.

Bulut Tabanlı Güvenlik Protokolleri

Güvenilir bir online bordro programı, verileri en üst düzeyde koruyan güvenlik protokollerine (örneğin, şifreleme) sahip olmalıdır. Verilerin depolandığı sunucuların, siber saldırılara ve fiziksel felaketlere karşı korunması, düzenli yedeklemeler yapılması ve KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) gibi yasal düzenlemelere tam uyum sağlaması kritik öneme sahiptir. 

Kriter 4: Entegrasyon Yetenekleri

Bordro süreçlerinin, personel yönetimi, izin, puantaj ve muhasebe sistemleriyle entegre çalışması, veri bütünlüğü açısından büyük avantaj sağlar. Entegre çalışan modern insan kaynakları yazılımları, bordroyu tek başına bir modül olmaktan çıkararak merkezi bir İK ekosisteminin parçası haline getirir. Bu yaklaşımı benimseyen inoportal Bordro Yazılımı, farklı İK modülleriyle tam entegre yapısı sayesinde manuel veri girişini ortadan kaldırır ve süreçleri hızlandırır.

Muhasebe ve İK Modülleri ile Entegrasyon

İdeal bir online bordro programı, muhasebe yazılımları , personel yönetim sistemi ve puantaj sistemleri gibi mevcut iş süreçlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olabilmelidir. Bu sayede, fazla mesai, izin, avans gibi veriler otomatik olarak bordroya yansır ve bordro hesaplaması sonrasında muhasebe fişleri otomatik olarak oluşturulabilir. Bu bordro entegrasyonu yeteneği, departmanlar arası iş akışını hızlandırır.

Kriter 5: Özelleştirme ve Esneklik

Her şirketin kendine özgü bordro yönetimi politikaları ve ihtiyaçları vardır. Bir programın, bu farklılıklara uyum sağlayabilmesi, uzun vadeli kullanım için önemlidir.

Şirket İçi Politikaların Programa Tanımlanması

Seçilecek yazılım, şirketinizin özel prim, ikramiye, yan haklar veya farklı kesinti kurallarını sisteme kolayca tanımlamanıza olanak tanımalıdır. Bu özelleştirme yeteneği, programın şirketinizin dinamiklerine uyum sağlamasını ve standart dışı durumlar için manuel çözüm arayışını engeller. Ayrıca, raporlama ekranlarının ihtiyaca göre özelleştirilebilmesi de veri analizini kolaylaştırır.

Kriter 6: Müşteri Desteği ve Eğitim İmkanları

Bir yazılımı satın almak, sürecin sadece başlangıcıdır. Uzun vadeli kullanımda karşılaşılacak sorunlar ve soru işaretleri için kaliteli bir müşteri desteği hayati önem taşır.

Eğitim ve Yardım Merkezi Desteği

Sağlayıcının, programa geçiş sürecinde ve sonrasında kapsamlı eğitimler sunması, çalışanlarınızın yeni sisteme hızlı adaptasyonunu sağlar. Telefon, e-posta veya canlı destek gibi çeşitli kanallardan kolayca ulaşılabilen, alanında uzman bir destek ekibinin varlığı, olası sorunların hızlı ve etkili bir şekilde çözülmesini garantiler. Ayrıca, sıkça sorulan sorulara yanıt veren bir yardım merkezi veya video eğitim kütüphanesinin bulunması da büyük bir artıdır. 

Kriter 7: Maliyet ve Fiyatlandırma Modeli

Online bordro programlarının maliyeti, sunduğu özelliklere ve kullanıcı sayısına göre değişkenlik gösterir. Bu kriteri değerlendirirken sadece başlangıç maliyetine değil, uzun vadeli faydalarına odaklanmak önemlidir.

Fiyatlandırma Modeli

Çoğu online bordro programı, aylık veya yıllık abonelik bazlı fiyatlandırma modeli sunar. Fiyatlar genellikle çalışan sayısına veya kullanılan modüllere göre değişir. En uygun programı seçerken, bütçenizi aşmadan ihtiyacınız olan tüm temel özellikleri sunan bir paketi tercih etmek önemlidir. Unutulmamalıdır ki, kaliteli bir programa yapılan yatırım, manuel hataların ve yasal cezaların getireceği potansiyel finansal riskleri ortadan kaldırarak size çok daha fazlasını kazandırır.

 Online bordro programı seçimi, işletmenizin operasyonel verimliliğini, yasal uyumunu ve çalışan memnuniyetini doğrudan etkileyen stratejik bir karardır. Bu 7 kritere dikkat ederek yapılacak doğru bir seçim, İK profesyonellerine daha az operasyonel iş yükü, daha fazla stratejik düşünme ve planlama fırsatı sunar. Manuel süreçlerin getirdiği stres ve risklerden kurtularak, bordroyu verimli, hatasız ve güvenilir bir sürece dönüştürmenin yolu, doğru dijital çözümden geçmektedir. Unutmayın, en iyi program, sizin işletmenizin özel ihtiyaçlarını karşılayan ve uzun vadede size değer katan programdır. 

Sıkça Sorulan Sorular

Online bordro programları güvenli midir?

Evet, saygın online bordro programları, verileri şifreleme ve bulut tabanlı güvenlik protokolleri kullanarak yüksek düzeyde koruma sağlar. Bu programlar, hassas verilerinizi yasalara (KVKK) uygun bir şekilde saklamak için gerekli tüm önlemleri alır.

Küçük bir işletme için online bordro programı kullanmak mantıklı mıdır?

Kesinlikle. Küçük işletmeler, sınırlı kaynaklara sahip oldukları için bordro otomasyonunun sağladığı zaman ve maliyet tasarrufundan büyük fayda görebilirler. Birkaç çalışanınız bile olsa, bordro hesaplamalarının karmaşıklığı ve yasal riskler, bir online bordro programı kullanımını mantıklı kılar.

Yasal mevzuat değişiklikleri programlara ne kadar sürede yansır?

Güvenilir sağlayıcılar, yasal mevzuat değişikliklerini (asgari ücret, vergi oranları vb.) yayımlandığı anda sistemlerine entegre ederler. Bu sayede, sizin herhangi bir manuel güncelleme yapmanıza gerek kalmaz.

Online bordro programı seçerken en önemli kriter hangisidir?

Tüm kriterler önemli olsa da, yasal mevzuata uyum ve güncellik en önemli kriterdir. Yasalara uygun olmayan bir program, diğer tüm özelliklerine rağmen işletmeniz için büyük bir risk oluşturabilir.

Mevcut verilerimi yeni bir online bordro programına nasıl aktarabilirim?

Çoğu online bordro programı sağlayıcısı, mevcut verilerinizi (Excel veya farklı bir sistemden) yeni sisteme kolayca aktarmanızı sağlayan araçlar ve rehberler sunar. Bu süreç genellikle profesyonel destekle yönetilir ve hızlı bir şekilde tamamlanabilir